12IPA基本診断項目

重要書類や電子媒体を机上に放置せず安全に保管する

机上に放置された書類や電子媒体（USBメモリ等）は、退勤後や来客時に第三者に見られる・持ち出されるリスクがあります。「クリアデスクポリシー」の実践が重要です。

⚠️ なぜ必要なのか？

退勤後の無人オフィスに清掃業者・修理業者・来客が入った際に、机上の書類を盗み見られたり、USBメモリを持ち出されたりするケースがあります。また、宅配業者や来客が待合スペースから社内の書類が見える配置になっているケースも見受けられます。

✅ 何をすれば良いのか？

  1. 1退勤時に机上の書類・電子媒体を全て片付けるルール（クリアデスク）を定める
  2. 2重要書類は施錠できるキャビネットに保管する
  3. 3使用していないUSBメモリ・外付けHDDは引き出しまたはキャビネットに保管する
  4. 4来客が業務スペースに入る場合、事前に書類を片付けるルールを決める
  5. 5クリアデスクの実施状況を定期的に確認する

🏁 どうなったら完了？

  • ✓クリアデスクポリシーが文書化・周知されている
  • ✓重要書類を保管する施錠可能な場所が確保されている
  • ✓退勤時の確認チェックリストが運用されている

📋 運用で対応する場合のポイント

退勤時の確認事項（書類片付け・施錠確認等）をチェックリストにして、入口付近に掲示しておくだけで習慣化しやすくなります。