8IPA基本診断項目

メール・FAXの誤送信を防ぐ対策をとる

メールやFAXの誤送信は、情報漏洩インシデントの中でも最も多いケースの一つです。宛先確認の徹底と、技術的な対策を組み合わせることで防ぐことができます。

⚠️ なぜ必要なのか？

「顧客情報を含む添付ファイルを別の取引先に送ってしまった」「全員返信で機密情報を関係者以外に送ってしまった」というミスは人為的なエラーとして日常的に発生します。漏洩した情報は取り消せないため、予防の仕組みが重要です。

✅ 何をすれば良いのか？

  1. 1送信前に宛先・CC・BCCを必ず確認するルールを作る
  2. 2社外宛のメールは送信前に一度確認するダブルチェック体制を作る
  3. 3添付ファイルに機密情報が含まれる場合はパスワードを設定する
  4. 4FAXは送信前に番号を2回確認する習慣をつける
  5. 5Outlookの「送信取消」機能や送信遅延設定を活用する

🏁 どうなったら完了？

  • ✓送信前の宛先確認ルールが文書化・周知されている
  • ✓機密情報を含む添付ファイルの取り扱いルールが決まっている
  • ✓誤送信した場合の対応手順が決まっている

📋 運用で対応する場合のポイント

Outlookを使っている場合は「送信の遅延」設定（1〜2分後に送信）を全員に設定することを推奨します。この数分間で誤りに気づいてキャンセルできます。

🔧 ツールの選択肢

ツールで対応する場合の参考情報です。

SendSafely
機密ファイルを安全に送付するためのサービス。受取人のみが開封できる。
Pマーク取得済み宅ファイル便
大容量ファイルを安全に送付できる国内サービス。